Tõhusa, kiire ja professionaalse klienditeeninduse tagamiseks on iga müüja kohustatud vastama kõikidele ostjatelt saadud sõnumitele võimalikult kiiresti, hiljemalt 24 tööaja jooksul. Vastused peavad olema täpsed, täielikud ja viisakad ning suhtlus peab toimuma müügi toimumise turule sobivas keeles, tagades, et ostja mõistab esitatud teavet täielikult.

Kogu müüja ja ostja vaheline kirjavahetus peab toimuma ainult platvormi poolt pakutava abiteenistuse süsteemi kaudu. On rangelt keelatud algatada või jätkata kontakti väljaspool platvormi, sealhulgas eraviisilise e-posti, sotsiaalmeedia või muude suhtluskanalite kaudu. Samuti ei ole lubatud kasutada automatiseeritud vastuseid, mis võivad asendada individuaalset lähenemist igale päringule, kuna suhtlus peab olema kohandatud konkreetse olukorra ja kliendi vajadustega. Müüja on kohustatud regulaarselt kontrollima oma paneelis Arutelud vahekaarti, kuna sinna ilmuvad uued sõnumid klientidelt.

Kui müüja plaanib olla ära kauem kui 5 tööpäeva, peab ta sellest teavitama platvormi administraatorit vähemalt kaks nädalat ette. See võimaldab võtta meetmeid, et tagada klienditeeninduse järjepidevus ja vältida olukordi, kus päringud või kaebused jäävad pikaks ajaks vastamata. Selline eelteade võimaldab platvormil reageerida proaktiivselt ja säilitada ostjate kõrge rahulolu.

Tavapärases olukorras vastutab müüja klienditeeninduse eest Helpdesk-tööriista kaudu ja on kohustatud vastama õigeaegselt kõikidele ostja päringutele. Kuid SWOPiFY võib võtta üle kontakti kliendiga juhtudel, kui müüja ei täida seda kohustust või rikub tingimusi. See võib juhtuda näiteks siis, kui müüja ei vasta ostja sõnumitele nõutud aja jooksul, kui tekib vaidlus toote kvaliteedi või pakkumise vastavuse kohta selle kirjeldusele või kui müüja ei austa ostja õigusi seoses tagastamiste ja kaebustega.

SWOPiFY võib võtta üle kliendiga suhtlemise ka tõsiste rikkumiste korral, näiteks kui müüakse seadmeid, mis on lukustatud parooli, IMEI, Apple ID või Google'i kontoga, samuti võltsitud või ohtlike toodete korral. Kui SWOPiFY võtab endale vastutuse klienditeeninduse eest, võib ta iseseisvalt menetleda kaebust või tagastamist ja nõuda kulud sisse müüjalt.