Az ügyfélszolgálat zavartalan működésének és az összes értékesítési kötelezettség időbeni teljesítésének biztosítása érdekében az elhúzódó szabadságot vagy bármilyen más formájú távollétet tervező eladónak jóval előre szervezési intézkedéseket kell hoznia a késedelmek és a megrendelések feldolgozásával kapcsolatos problémák kockázatának minimalizálása érdekében.

Javasoljuk, hogy az eladó legalább 30 nappal a tervezett távozás időpontja előtt vonja vissza az összes csere- és eladási hirdetését a Platformról, hogy elkerülje az új megrendelések beérkezését a távollét ideje alatt. Ezzel elkerülhetők azok a helyzetek, amikor a megrendeléseket nem lehet a szükséges határidőn belül teljesíteni, ami negatívan befolyásolhatja az Eladó értékelését és a Vevő elégedettségét.

Ezen felül az Eladó köteles kijelölni egy helyettest, aki a szabadság ideje alatt folytatja a folyamatok kezelését, különös tekintettel a visszaküldések, panaszok, érdeklődések és egyéb ügyfélkérések feldolgozására. Ennek a személynek teljes hozzáféréssel kell rendelkeznie azokhoz a rendszerekhez, dokumentumokhoz és eszközökhöz, amelyek szükségesek a Platformon érvényes szabványoknak megfelelő hatékony ügyfélszolgálat biztosításához.

Távollét esetén (ha az meghaladja az 5 munkanapot, és helyettesítő személyzet sem áll rendelkezésre), a Platformot előre értesíteni kell. Javasolt, hogy ezt az értesítést legkésőbb 14 nappal a szabadság kezdete előtt megtegyék. Az információt e-mailben kell megküldeni. Ez az eljárás lehetővé teszi a Platform számára, hogy megtegye a szükséges szervezési intézkedéseket az értékesítési folyamatok zökkenőmentes folytonosságának biztosítása érdekében, és segít fenntartani a magas szintű ügyfélszolgálatot, minimalizálva a panaszok, negatív értékelések és szankciók kockázatát, amelyek az Eladó kötelezettségeinek elmulasztásából erednek.