Een van de belangrijkste doelstellingen van het Platform sinds de oprichting is het creëren van een eenvoudige, transparante en goed georganiseerde communicatiemethode tussen verkopers en kopers. Ons doel is ervoor te zorgen dat elke deelnemer aan het verkoopproces toegang heeft tot duidelijke, gedocumenteerde en veilige communicatiekanalen, wat op zijn beurt zorgt voor een vlotte afhandeling van bestellingen, snelle reacties op vragen en een hoge mate van klanttevredenheid.

Om dit te bereiken hebben we een speciaal communicatieportaal ontwikkeld dat volledig is geïntegreerd met het account van de verkoper en toegankelijk is na het inloggen op het systeem. Met deze oplossing kunnen verkopers alle berichten, vragen en verzoeken continu volgen en de volledige geschiedenis van gesprekken met kopers op één overzichtelijke locatie bijhouden. Dit maakt het gemakkelijk om eerdere overeenkomsten, correspondentie of bevestigingen van belangrijke informatie terug te vinden, wat vooral cruciaal is in geval van geschillen of klachten.

Alle communicatie tussen verkopers en kopers moet uitsluitend plaatsvinden via de communicatiemiddelen die binnen het platform worden aangeboden, met name via de helpdeskmodule. Het gebruik van externe kanalen zoals privé-e-mail, sociale media, telefoongesprekken of sms-berichten is ten strengste verboden als het doel is om commerciële besprekingen of onderhandelingen te voeren of transacties buiten het platform om te regelen.

Het is ook verboden om buiten het Platform om afspraken te maken met kopers, met name met betrekking tot betalingen, leveringen of wijzigingen in transactievoorwaarden. Dergelijke acties vormen een schending van de principes van veiligheid en transparantie van transacties en kunnen leiden tot sancties, waaronder opschorting of permanente verwijdering van het account van de verkoper. Het is verkopers verboden om voor marketingdoeleinden contact op te nemen met de koper via communicatiekanalen (waaronder het versturen van berichten naar het e-mailadres van de klant, het versturen van sms-berichten of via de Helpdesk).

Alle activiteiten met betrekking tot de uitvoering van de verkoopovereenkomst en aftersalesondersteuning, waaronder verzending, retourzendingen, contractherroeping, klachtenafhandeling, garantieafhandeling en het behandelen van claims van kopers, moeten volledig via het platform en de daarvoor bestemde helpdesktool worden uitgevoerd en gedocumenteerd. Dit zorgt ervoor dat alle afspraken worden gearchiveerd en dat de communicatiegeschiedenis indien nodig door de platformbeheerder kan worden opgehaald en gecontroleerd.

De Verkoper is verplicht om binnen 24 uur na ontvangst te reageren op alle vragen, verzoeken en berichten van Kopers. Deze termijn geldt voor werkdagen van maandag tot en met vrijdag en wordt alleen op die dagen geteld, wat betekent dat weekends (zaterdag en zondag) en feestdagen zijn uitgesloten.

Alle antwoorden moeten op een betrouwbare, volledige en duidelijke manier worden gegeven, met inachtneming van de juiste communicatie-etiquette en de kwaliteitsnormen die op het Platform van toepassing zijn. Het is verboden om vage antwoorden te geven, de koper te misleiden of delen van de gestelde vragen of kwesties te negeren.

De verkoper moet consistent communiceren met kopers en hen proactief informeren over de huidige of laatste status van een bestelling of verzoek. Het wordt aanbevolen om gedetailleerde updates te geven over belangrijke fasen van het proces, zoals het bevestigen van de ontvangst van een geretourneerd product, het starten van een reparatie of vervanging, het voltooien van een reparatie en het klaarmaken van het artikel voor verzending, en het verzenden van het product naar de koper met een trackingnummer en een geschatte leverdatum.

Alle vormen van contact en informatie-uitwisseling moeten uitsluitend plaatsvinden via de helpdesktool die binnen het platform wordt aangeboden. Dit zorgt ervoor dat alle correspondentie volledig wordt gearchiveerd en dat de communicatiegeschiedenis indien nodig door de platformbeheerder kan worden bekeken. Regelmatige, tijdige en betrouwbare reacties op vragen van kopers zijn een van de belangrijkste factoren die van invloed zijn op de beoordeling van de verkoper en de zichtbaarheid van zijn aanbiedingen in de zoekresultaten. Het niet nakomen van deze verplichting kan leiden tot sancties, waaronder beperkingen op verkooprechten of de tijdelijke opschorting van het account van de verkoper.