Om de continuïteit van de klantenservice en de tijdige nakoming van alle verkoopverplichtingen te waarborgen, dient een verkoper die een langere vakantie of een andere vorm van afwezigheid plant, ruim van tevoren organisatorische maatregelen te nemen om het risico op vertragingen en problemen bij de verwerking van bestellingen tot een minimum te beperken.

Het wordt aanbevolen dat de verkoper ten minste 30 dagen voor de geplande vertrekdatum alle ruil- en verkoopadvertenties van het platform verwijdert om te voorkomen dat er tijdens de periode van afwezigheid nieuwe bestellingen worden ontvangen. Dit helpt situaties te voorkomen waarin bestellingen niet binnen de vereiste termijn kunnen worden uitgevoerd, wat een negatieve invloed kan hebben op de beoordeling van de verkoper en de tevredenheid van de koper.

Daarnaast is de Verkoper verplicht om een vervanger aan te wijzen die tijdens de vakantieperiode de lopende processen blijft afhandelen, met name het verwerken van retourzendingen, klachten, vragen en andere verzoeken van klanten. Deze persoon moet volledige toegang hebben tot de systemen, documenten en hulpmiddelen die nodig zijn om effectieve klantenservice te bieden in overeenstemming met de normen die van toepassing zijn op het Platform.

In geval van afwezigheid (indien deze langer dan 5 werkdagen duurt en er ook geen vervangend personeel beschikbaar is), moet het Platform hiervan vooraf op de hoogte worden gesteld. Het wordt aanbevolen om deze kennisgeving uiterlijk 14 dagen voor aanvang van het verlof te doen. De informatie moet per e-mail worden verstrekt. Deze procedure stelt het Platform in staat om de nodige organisatorische maatregelen te nemen om de verkoopprocessen soepel te laten verlopen en helpt een hoog niveau van klantenservice te handhaven, waardoor het risico op klachten, negatieve beoordelingen en sancties als gevolg van het niet nakomen van de verplichtingen door de Verkoper tot een minimum wordt beperkt.