Aby bola zabezpečená kontinuita zákazníckeho servisu a včasné splnenie všetkých predajných povinností, predajca, ktorý plánuje dlhšiu dovolenku alebo akúkoľvek inú formu neprítomnosti, by mal v dostatočnom predstihu prijať organizačné opatrenia, aby minimalizoval riziko oneskorení a problémov pri spracovaní objednávok.

Odporúča sa, aby predajca najmenej 30 dní pred plánovaným dátumom odchodu stiahol všetky výmenné a predajné ponuky z platformy, aby sa počas obdobia neprítomnosti vyhlo prijímaniu nových objednávok. Tým sa zabráni situáciám, keď objednávky nemožno splniť v požadovanom časovom rámci, čo by mohlo negatívne ovplyvniť hodnotenie predajcu a spokojnosť kupujúceho.

Okrem toho je predajca povinný vymenovať náhradníka, ktorý bude počas dovolenky pokračovať v spracúvaní prebiehajúcich procesov, najmä spracúvaní vrátených tovarov, sťažností, dotazov a akýchkoľvek iných požiadaviek zákazníkov. Táto osoba by mala mať plný prístup k systémom, dokumentom a nástrojom potrebným na poskytovanie efektívneho zákazníckeho servisu v súlade so štandardmi platnými na platforme.

V prípade neprítomnosti (ak presiahne 5 pracovných dní a náhradný personál nebude k dispozícii), je potrebné o tom vopred informovať platformu. Odporúča sa, aby toto oznámenie bolo podané najneskôr 14 dní pred začiatkom dovolenky. Informácie by mali byť poskytnuté prostredníctvom e-mailu. Tento postup umožňuje platforme prijať všetky potrebné organizačné opatrenia na zabezpečenie plynulého pokračovania predajných procesov a pomáha udržiavať vysokú úroveň zákazníckeho servisu, čím sa minimalizuje riziko sťažností, negatívnych recenzií a sankcií vyplývajúcich z nesplnenia povinností predajcu.