Jos myyjän tilin vahvistamisessa ilmenee vaikeuksia tai viivästyksiä, ensimmäisenä toimenpiteenä on varmistaa, että kaikki vaaditut asiakirjat, jotka vahvistavat yrityksen ja sen edustajien tiedot, on toimitettu. Vaadittavat asiakirjat ovat muun muassa: ajantasainen ote yritysrekisteristä (esim. KRS tai CEIDG), voimassa oleva asiakirja, joka vahvistaa EU:n arvonlisäverorekisteröinnin (jos sovellettavissa), pankkitilin omistusoikeuden todistus pankkitiliotteen tai pankin myöntämän todistuksen muodossa, täydelliset ja ajantasaiset toimitusosoitteet, yksityiskohtainen luettelo tarjottujen tuotteiden luokista sekä asiakirjat, jotka vahvistavat yrityksen omistajien ja lopullisten edunsaajien henkilöllisyyden, kuten kopio henkilötodistuksesta tai passista.

Kun asiakirjat on vastaanotettu, ylläpitäjä suorittaa perusteellisen analyysin ja tarkistaa toimitetut tiedot vertailemalla niitä asiaankuuluvissa rekistereissä oleviin tietoihin. Jos jotkin tiedot osoittautuvat puutteellisiksi, vanhentuneiksi tai lukukelvottomiksi, ylläpitäjällä on oikeus pyytää myyjää toimittamaan puuttuvat tiedot, antamaan lisäselvityksiä tai lähettämään uudet, korjatut versiot asiakirjoista.

Vahvistusprosessi voi kestää jopa 14 työpäivää siitä hetkestä, kun myyjä toimittaa täydellisen, tarkan ja kattavan joukon vaadittuja asiakirjoja. Jos menettely kestää kauemmin, on suositeltavaa tarkistaa, onko kaikki asiakirjat toimitettu ajantasaisessa, selkeässä ja luettavassa muodossa ja onko myyjä vastannut hallinnoijan esittämiin lisäkysymyksiin tai tietopyyntöihin. Jatkuva ja tehokas viestintä ylläpitäjän kanssa sekä viesteihin vastaaminen nopeasti voivat nopeuttaa ja yksinkertaistaa koko vahvistusprosessia merkittävästi, jolloin myyjä saa tilinsä aktivoitua alustalla nopeammin.

Jos vastaanotetussa laskussa ilmoitetun maksun suuruudesta tai oikeellisuudesta on epäilyksiä, on suositeltavaa ensin tarkistaa asiakirjan sisältö huolellisesti ja perusteellisesti. Erityistä huomiota on kiinnitettävä kunkin rivin kuvaukseen, jotta voidaan selvittää, minkä tyyppiseen palveluun tai toimitukseen maksu liittyy. On myös tärkeää tarkistaa laskutuksen kattama laskutusjakso, koska se voi viitata aiempiin toimintoihin tai tapahtumiin eikä pelkästään kuluvan kuukauden tapahtumiin. Lisäksi on syytä tarkistaa, sisältääkö lasku viittauksia maksua sovellettaessa voimassa olleisiin ehtoihin, maksutaulukkoon tai hinnastoon, sillä tämä voi auttaa selvittämään maksun alkuperän.

Seuraavaksi on verrattava laskun tietoja myyjän tilillä alustalla oleviin tapahtuma-, laskutus- ja maksuhistoriatietoihin. Tämän analyysin avulla voidaan tarkistaa, johtuuko kyseinen summa tietystä provisiosta, lisämaksusta, korvausvaatimuksiin, palautuksiin tai muihin selvitystoimiin liittyvistä kustannuksista. Usein tällainen tarkastelu riittää selvittämään maksujen syyn.

Jos edellä mainittujen vaiheiden suorittamisesta huolimatta laskun kuvaus ei vieläkään selvennä maksun luonnetta tai tarkoitusta, myyjän tulee ottaa yhteyttä alustaan. Kyselyyn on liitettävä laskun numero tai selkeä, luettavissa oleva sähköinen kopio asiakirjasta. Siinä on myös oltava yksityiskohtainen selitys siitä, miksi kyseinen erä herättää huolta, ja mahdollisuuksien mukaan lisätietoja – esimerkiksi maksun yhteys tiettyyn tapahtumaan, reklamaatioon tai tietyn ajanjakson aikana suoritettuun palveluun.

Jos annetut tiedot todetaan riittämättömiksi, asiakaspalvelutiimi voi pyytää myyjältä lisäaineistoa, kuten täydentäviä asiakirjoja, kyseiseen tapahtumaan liittyvää kirjeenvaihtoa tai järjestelmän kuvakaappauksia, jotka voivat auttaa vahvistamaan maksun oikeellisuuden.

Monimutkaisemmissa tapauksissa, jotka edellyttävät muiden osastojen – esimerkiksi kirjanpito-, laki- tai talousosaston – kuulemista, vastausaika voi pidentyä.

Huutokauppamallissa, jossa tuote myydään asiakkaalle alhaisimman hinnan tarjoavalle myyjälle, kun tuotteen tekniset tiedot ja laatuluokka ovat identtiset, tuotteiden myynnin puute johtuu useimmiten siitä, että hinnat eivät ole kilpailukykyisiä verrattuna muihin myyjiin.

Tällaisessa järjestelmässä jopa pieni, vain muutaman prosentin hintaero voi johtaa siihen, että tilaus myydään kilpailijalle.

Myynnin mahdollisuuksien lisäämiseksi suosittelemme seuraavaa:

Analysoi kilpailijoiden hinnat – tarkista säännöllisesti muiden myyjien tarjoukset samassa laatuluokassa ja samoilla tuotetiedoilla.

Säädä hintaasi – harkitse tuotteidesi hinnan alentamista, jotta ne ovat kilpailijoihin verrattuna houkuttelevampia.

Seuraa trendejä – seuraa hinnanmuutoksia kyseisessä luokassa, jotta voit reagoida nopeasti markkinamuutoksiin.

Hintamuutokset voidaan tehdä suoraan myyjäpaneelissa, Myynti-osiossa. Etsi tuote aktiivisten tarjousten luettelosta, avaa tarjous muokkausta varten, syötä uusi hinta ja tallenna muutokset.

Hintojen säännöllinen seuranta ja säätäminen auttaa sinua säilyttämään kilpailukykyisen aseman huutokauppajärjestelmässä, mikä lisää merkittävästi tilausten saamisen todennäköisyyttä.

Alustalla voi olla erilaisia myyntirajoituksia, jotka johtuvat aina tarpeesta varmistaa transaktioiden turvallisuus, ylläpitää korkeaa asiakaspalvelun tasoa ja varmistaa, että myyjien toiminta on sovellettavien sääntöjen mukaista. Yleisimpiä syitä tällaisille rajoituksille ovat tiettyjen laatuvaatimusten täyttämättä jättäminen, jatkuvasti heikot suorituskykyindikaattorit (esimerkiksi myyjän syyksi katsottava suuri määrä tilausten peruutuksia tai toistuvat valitukset) sekä kaikkien vaadittujen todentamisasiakirjojen toimittamatta jättäminen. Muita syitä voivat olla alustan käyttöehtojen rikkominen tai tarve suorittaa lisätarkastuksia myyjän luotettavuuden ja tarjouksen todentamiseksi.

Rajoituksen poistamiseksi myyjän on toteutettava alustan ylläpitäjän määrittämät toimet. Näitä voivat olla esimerkiksi laatutason parantaminen toteuttamalla toimenpiteitä, joilla minimoidaan myyjän aiheuttamat valitukset ja peruutukset, puuttuvien todistusasiakirjojen toimittaminen, tuotteiden luetteloiden asianmukainen muuttaminen ja joissakin tapauksissa myyntikäytäntöjen alustan käyttöehtojen mukaisuuden vahvistaminen. Tämän prosessin tarkoituksena on varmistaa, että myyjä täyttää kaikki vaatimukset ja on valmis jatkamaan myyntiä turvallisesti ja sääntöjen mukaisesti.

Kaikki yksityiskohtaiset tiedot rajoituksen syystä ja sen poistamiseksi tarvittavista toimista toimitetaan myyjälle tukikeskuksen kautta tai suoraan myyjäpaneelissa. Näin myyjä voi seurata täysimääräisten myyntioikeuksien palauttamisen etenemistä ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin mahdollisimman nopeasti.