Yksi alustan tärkeimmistä tavoitteista sen perustamisesta lähtien on ollut luoda yksinkertainen, läpinäkyvä ja hyvin organisoitu viestintätapa myyjien ja ostajien välille. Tavoitteenamme on varmistaa, että jokaisella myyntiprosessin osallistujalla on käytettävissään selkeät, dokumentoidut ja turvalliset viestintäkanavat, jotka puolestaan tukevat sujuvaa tilausten täyttämistä, nopeita vastauksia kyselyihin ja korkeaa asiakastyytyväisyyttä.

Tämän saavuttamiseksi olemme kehittäneet erityisen viestintäportaalin, joka on täysin integroitu myyjän tiliin ja käytettävissä kirjautumalla järjestelmään. Tämän ratkaisun avulla myyjät voivat seurata jatkuvasti kaikkia viestejä, kyselyitä ja pyyntöjä sekä seurata koko keskusteluhistoriaa ostajien kanssa yhdessä järjestetyssä paikassa. Tämä helpottaa aiempien sopimusten, kirjeenvaihdon tai tärkeiden tietojen vahvistusten hakemista, mikä on erityisen tärkeää riita- tai valitustapauksissa.

Kaikki myyjien ja ostajien välinen viestintä on hoidettava yksinomaan alustan tarjoamien viestintävälineiden, erityisesti Helpdesk-moduulin, kautta. Ulkopuolisten kanavien, kuten yksityisten sähköpostien, sosiaalisen median viestipalvelujen, puheluiden tai tekstiviestien käyttö on ehdottomasti kielletty, jos tarkoituksena on käydä kaupallisia keskusteluja, neuvotella tai sopia kaupan ehdoista alustan järjestelmän ulkopuolella.

On myös kiellettyä tehdä alustan ulkopuolella ostajien kanssa sopimuksia, erityisesti maksujen, toimitusten tai kaupan ehtojen muutosten osalta. Tällaiset toimet rikkovat turvallisuuden ja kaupan läpinäkyvyyden periaatteita ja voivat johtaa seuraamuksiin, kuten myyjän tilin keskeyttämiseen tai pysyvään poistamiseen. Myyjät eivät saa ottaa yhteyttä ostajaan markkinointitarkoituksessa minkään viestintäkanavan kautta (mukaan lukien viestien lähettäminen asiakkaan sähköpostiosoitteeseen, tekstiviestien lähettäminen tai Helpdesk-moduulin kautta).

Kaikki myyntisopimuksen täytäntöönpanoon ja myynnin jälkeiseen tukeen liittyvät toimet, mukaan lukien toimitukset, palautukset, sopimuksen peruuttaminen, valitusten käsittely, takuukäsittely ja ostajan vaatimusten käsittely, on suoritettava ja dokumentoitava kokonaan alustan ja sen erityisen asiakaspalvelutyökalun kautta. Näin varmistetaan, että kaikki järjestelyt arkistoidaan ja että alustan ylläpitäjä voi tarvittaessa hakea ja tarkistaa viestintähistorian.

Myyjän on vastattava kaikkiin ostajien kysymyksiin, pyyntöihin ja viesteihin viimeistään 24 tunnin kuluessa niiden vastaanottamisesta. Tämä aikaraja koskee arkipäiviä maanantaista perjantaihin ja lasketaan vain näinä päivinä, eli viikonloput (lauantai ja sunnuntai) ja yleiset vapaapäivät eivät kuulu siihen.

Kaikki vastaukset on annettava luotettavalla, täydellisellä ja selkeällä tavalla, noudattaen asianmukaista viestintätapaa ja alustalla sovellettavia laatustandardeja. On kiellettyä antaa epämääräisiä vastauksia, johtaa ostajaa harhaan tai jättää osia kysymyksistä tai esiin tuotetuista asioista huomiotta.

Myyjän on pidettävä yllä jatkuvaa viestintää ostajien kanssa ja ilmoitettava heille aktiivisesti tilauksen tai pyynnön nykyisestä tai viimeisimmästä tilanteesta. On suositeltavaa antaa yksityiskohtaisia päivityksiä prosessin merkittävistä vaiheista, kuten palautetun tuotteen vastaanottamisen vahvistamisesta, korjauksen tai vaihdon aloittamisesta, korjauksen valmistumisesta ja tuotteen valmistelusta lähetystä varten sekä tuotteen lähettämisestä ostajalle seurantanumerolla ja arvioidulla toimituspäivämäärällä.

Kaikki yhteydenpito ja tietojen jakaminen on hoidettava yksinomaan alustalla tarjottavan Helpdesk-työkalun kautta. Tämä varmistaa, että kaikki kirjeenvaihto arkistoidaan kokonaisuudessaan ja että alustan ylläpitäjä voi tarvittaessa tarkistaa viestinnän historian. Säännölliset, oikea-aikaiset ja luotettavat vastaukset ostajien kyselyihin ovat yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat myyjän arvioon ja hänen ilmoitustensa näkyvyyteen hakutuloksissa. Tämän velvoitteen laiminlyönti voi johtaa seuraamuksiin, kuten myyntioikeuksien rajoittamiseen tai myyjän tilin väliaikaiseen sulkemiseen.