Kako bi se osigurao kontinuitet korisničke službe i pravovremeno ispunjavanje svih prodajnih obveza, prodavatelj koji planira duži odmor ili bilo koji drugi oblik odsutnosti trebao bi poduzeti organizacijske mjere daleko unaprijed kako bi se rizik od kašnjenja i problema pri obradi narudžbi svodio na najmanju moguću mjeru.

Preporučuje se da prodavatelj najmanje 30 dana prije planiranog datuma odlaska povuče sve oglase za razmjenu i prodaju s Platforme kako bi izbjegao primanje novih narudžbi tijekom razdoblja odsutnosti. To će pomoći spriječiti situacije u kojima se narudžbe ne mogu ispuniti u roku, što bi moglo negativno utjecati na ocjenu Prodavača i zadovoljstvo Kupaca.

Osim toga, Prodavač je obvezan imenovati zamjenu koja će tijekom razdoblja odsutnosti nastaviti s obavljanjem tekućih procesa, posebice obrade povrata, pritužbi, upita i bilo kakvih drugih zahtjeva kupaca. Ta osoba treba imati puni pristup sustavima, dokumentima i alatima potrebnim za pružanje učinkovite korisničke službe u skladu sa standardima koji se primjenjuju na Platformi.

U slučaju odsutnosti (ako traje dulje od 5 radnih dana i zamjensko osoblje također neće biti dostupno), Platforma mora biti prethodno obaviještena. Preporučuje se da se to obavještenje podnese najkasnije 14 dana prije početka odsutnosti. Informacije treba dostaviti putem e-pošte. Ovaj postupak omogućuje Platformi da poduzme sve potrebne organizacijske mjere kako bi osigurala neometan kontinuitet prodajnih procesa i pomaže u održavanju visoke razine korisničke službe, minimizirajući rizik od pritužbi, negativnih recenzija i sankcija koje proizlaze iz neispunjavanja obveza Prodavatelja.